5S trong xử lý thông tin – Vấn đề doanh nghiệp còn thiếu

Trong thời gian vừa qua, tôi trực tiếp đứng giảng cho LBS một số lớp 5S, kết hợp với kinh nghiệm tư vấn và bài giảng về sơ đồ tư duy tại BOM tôi nhận thấy rằng tất cả các cách tiếp cận 5S mà các nhà tư vấn, đào tạo tại Việt Nam đều không đi đến được bản chất của vấn đề.
Ngoài 5S ở nhà xưởng ở sản xuất, 5S trong xử lý thông tin là vấn đề mà doanh nghiệp còn thiếu.
Trước tiên ta cùng tìm hiểu về 5S (tôi lấy từ  nguồn của trung tâm năng suất):
5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm sang hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”. 5S là khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Môi trường làm việc sẽ ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi người, và các hành vi ứng xử giống nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn hóa. Do đó, có sự liên hệ chặt chẽ giữa văn hóa và môi trường làm việc.

Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp một cách khoa học sao cho dễ thấy, dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết bị cũng trở nên sạch sẽ hơn, tạo điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự bất thường của thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc và qua đó nâng cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người lao động với công việc.

Vậy 5S trong xử lý thông tin là gì? Nên nhớ ngoài dòng nguyên vật liệu đi qua khâu sản xuất thì có một dòng thông tin vô hình đi song song và chi phối mọi hoạt động sản xuất. Chính dòng thông tin này cũng cần được làm 5S.

Nếu một doanh nghiệp dựa trên tự động hóa, khi bạn nhập vào ABC thì máy móc sẽ xử lý ABC và ra kết quả mong muốn. Trong khi một doanh nghiệp dựa trên các yếu tố con người thì khi bạn muốn làm ABC bạn truyền đạt cho nhân viên có khi nó sẽ trở thành A’BC, AB’C, và ABC’ đến khi tạo ra sản phẩm nó chẳng còn là ABC mà đã trở thành XYZ. Đó là lý do mà chúng ta phải làm 5S cho việc xử lý thông tin trong doanh nghiệp.

Nói đến đây có bạn sẽ nói rằng tôi viết mọi thứ ra giấy và đưa cho nhân viên thực hiện (cách làm tương tự như là các quy trình thủ tục của ISO9001) nên không có sự lệch lạc, tôi phải thừa nhận rằng cách truyền đạt thông tin như vậy giảm đi lệch lạc nhưng vẫn có khả năng. Lý do đơn giản là bản thân người thực hiện phải xử lý thông tin quy định trên giấy và câu hỏi là liệu một công nhân có trình độ lớp 5 có thể hiểu được một mớ thông tin do một ông Tiến sỹ truyền đạt hay không? Câu trả lời chắc là không.

(còn tiếp)

Xin vui lòng trích dẫn nguồn gốc – Bản quyền thuộc về: Nguyễn Võ Minh Hùng – Leading Business School, Trung tâm đào tạo BOM, http://vmhn.org