http://www.fastcompany.com/3002170/email-new-pony-express-and-its-time-put-it-down
Bài viết của Ryan Holmes – bản dịch của Nguyễn Võ Minh Hùng
16 tháng 10 năm 2012
Đầu năm 2011, Giám đốc điều hành của một công ty IT của Pháp đã ban hành một bản thông báo đặc biệt. Ông cấm sử dụng email. Nhân viên được khuyến cáo không nên gửi hoặc nhận các thông tin nội bộ bằng email, và mục tiêu là xoá email trong vòng 18 tháng. Các nhà phê bình đã chế giễu ý tưởng này. Công nhân nổi loạn. Nhưng Thierry Breton, Giám đốc điều hành của Atos, đã kiên quyết với quyết định của mình, giảm khối lượng email khoảng 20%. Công ty của ông ta, có 74.000 nhân viên tại 48 quốc gia và lượng 20% email có thể nói là tiết kiệm thời gian đáng kể.
Email là công cụ quen thuộc, thoải mái, tiện dụng. Nhưng nó chỉ có thể là thứ gây mất thời gian và năng suất trong công ty. Tôi sẽ thừa nhận rằng quan điểm của tôi là vấn đề cá nhân. Tôi điều hành một công ty tên là: HootSuite, với mục đích phá vỡ thế giới giao tiếp hiện tại bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội. Thế nhưng, mỗi ngày nhân viên của tôi và kể cả tôi lại gửi hàng ngàn email, gõ địa chỉ và kiên nhẫn chờ đợi hồi âm như chúng tôi đã gửi những lá thư qua đường bưu điện trước đây.
Khi mà chúng tôi mở rộng quy mô công ty từ 20 đến 200 nhân viên trong hai năm qua, đau đầu trở thành căn bệnh kinh niên. Những người có một hộp thư sẽ hiểu rất rõ những gì tôi đang nói. Một tá email chỉ để xác định thời gian cho một cuộc họp. Tài liệu kèm theo được chỉnh sửa và thay đổi mà không ai biết đó có phải là phiên bản cập nhật hay không. Email khẩn cấp chìm xuống dưới sau mỗi lần forward hay cc và chưa kể đến là nó nằm trong hộp thư rác.
Không phải chỉ mình tôi nghĩ rằng ngày nay email là quá nhiều. (Trong thực tế, AOL đang lặng lẽ làm việc trong một dự án lớn để cải cách email tương tự như Twitter, Pinterest, và Gmail). Đối với những người trong độ tuổi 18-24, thời gian dành cho webmail đã giảm 34% trong năm ngoái, và gần 50% kể từ năm 2010, theo báo cáo của comScore’s 2012 US Digital Future in Focus.
Vì vậy, giải pháp là gì? Ý tưởng của chúng tôi: Chuyển email thành một cuộc hội thoại, thoát khỏi inbox. , xây dựng một nền tảng trực tuyến, nơi các phòng ban có thể gửi bài viết và trả lời các tin nhắn trên các chủ đề thảo luận tập trung, gần như phong cách của Facebook. Sau đó tích hợp với Twitter và Facebook để những ý tưởng tuyệt vời có thể được thông báo với một cái nhấp chuột – cho cả thế giới. Thảo luận không phải là một khái niệm mang tính cách mạng, đó chỉ là một khái niệm về thời gian. Và nó trở nên hữu ích cho chúng tôi và cả 5 triệu khách hàng. Một năm kể từ bây giờ, chúng tôi cũng có thể được đọc những email cuối cùng. Đây là lý do tại sao:
Email đã trở thành một công cụ không mang lại lợi ích. Ngày nay, một người sử dụng email điển hình trong công việc phải bỏ ra 2 giờ và 14 phút mỗi ngày để đọc và trả lời email, theo báo cáo kinh tế xã hội năm 2012 của McKinsey. Hộp thư đến của chúng ta đã trở thành một cánh cửa mở cho bất cứ điều gì và tất cả mọi thứ, một số trong đó hoàn toàn là thư rác, hầu hết trong số đó không yêu cầu về thời gian hay mức độ cần thiết. Người dùng email trong công việc trung bình nhận 114 email một ngày, tức là khoảng 41.610 thông điệp một năm (hoặc một email trong 12,6 phút của cuộc đời bạn).
Email là định tuyến, không có tính hợp tác. Email không bao giờ có tính hợp tác trong công việc. Hãy thử xây dựng lịch họp với một nhóm trên email và vấn đề trở nên nhức nhối. Tin nhắn ồ ạt nhảy vào, người dùng phải chạy lung tung để để theo dõi cuộc trò chuyện. Một lựa chọn tốt hơn: theo phong cách Facebook, nhân viên có thể đăng bài, trả lời, và xem các chủ đề thảo luận trung tâm ngay lập tức.
Email không có tính xã hội. Email là nơi mà những ý tưởng tốt sẽ chết chìm. Một tin nhắn mang ý tưởng thiên tài chạy đua trên Internet với tốc độ ánh sáng nhưng rốt cuộc lại mắc kẹt trong inbox. Lợi thế rõ ràng của các mạng xã hội là nội dung được chia sẻ và chia sẻ lại trong toàn bộ cộng đồng, kích hoạt các phương tiện truyền thông xã hội trở nên mạnh mẽ. Sử dụng các mạng nội bộ và các chủ đề thảo luận thay vì email, các doanh nghiệp ngay lập tức có thể thông báo các giải pháp đổi mới cho toàn công ty. HootSuite Conversations được nâng cấp lên một mức, cho phép nhân viên để khuếch trương các tin nhắn trên Twitter và Facebook, chia sẻ ý tưởng với thế giới với chỉ một cái nhấp chuột.
Hộp thư của bạn là một lỗ đen Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm trong hộp thư của mình, nhưng cá cược là phần còn lại của bộ phận hoặc công ty của bạn có thể không. Và tất cả những kiến thức đã bị khóa cho thấy một sự lãng phí lớn đối với tài nguyên về trí tuệ. Năng suất làm việc của văn phòng năng suất có thể được cải thiện lên đến 14% chỉ bằng cách di chuyển các email đến các nơi có thể tìm kiếm dễ dàng, các chủ đề trung tâm, các bảng tin, hoặc wiki, theo báo cáo 2012 của McKinsey .
Chia sẻ tài liệu qua email là một trò đùa. Bỏ qua sự bất tiện của việc tải lên và đính kèm các tập tin, vấn đề thực sự với chia sẻ trên email là khi nhiều người tải về và chỉnh sửa tài liệu. Quá dễ dàng đánh mất sự theo dõi đối với các phiên bản mới nhất, dẫn đến chỉnh sửa một cách dư thừa và lãng phí thời gian. Một giải pháp tốt hơn hẳn là đặt một tài liệu duy nhất trong một vị trí, chia sẻ truy cập cho tất cả các bên liên quan. Sử dụng các công cụ như Google Drive, có thể theo dõi được lịch sử và phối hợp các cộng tác viên để chỉnh sửa đồng thời.
Để tìm kiếm cách ít bị phản ứng nhất, các nhân viên văn phòng thế hệ sau đang tìm cách tốt hơn, nhanh hơn, dễ dàng hơn để giao tiếp. Đó là về thời gian.
– Tác giả Ryan Holmes là giám đốc điều hành của HootSuite, một hệ thống quản lý phương tiện truyền thông xã hội với 5 triệu người sử dụng, bao gồm 79 trong Fortune 100.
Học liệu mở có định hướng 