5S trong xử lý thông tin – Vấn đề doanh nghiệp còn thiếu (phần 2)

Chính vì vậy, với vai trò là một nhà quản trị, nhà lãnh đạo của doanh nghiệp, đặc biệt là các trưởng phòng chất lượng (QM) hay đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) phải chú ý trong việc “khử nhiễu” đối với dòng thông tin trong doanh nghiệp. Mục đích  của việc lọc thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:

1. Xác định dòng thông tin và vai trò của thông tin trong tổ chức, bao gồm đặc tính của môi trường thông tin của tổ chức đó và những yếu tố có thể can thiệp vào việc truyền tải thông tin. (Sàng lọc)
2. Mô tả các  kênh thông tin và phương pháp thông tin được áp dụng trong tổ chức bao gồm TẤT CẢ các dạng thông tin, nói, viết, email, mã hóa, màu sắc… (Sắp xếp)
3. Đơn giản hóa các kênh thông tin bằng phương tiện, phương pháp, dụng cụ hỗ trợ trên nguyên tắc ngắn nhất và rõ ràng nhất. Những quy định đầu vào và đầu ra đều được xác nhận về mặt ngữ nghĩa và hành động. (Sạch sẽ)
4. Sử dụng hệ quy chiếu độc lập dùng để xác định ý nghĩa của dòng thông tin đó, khi cần có một nhóm facillitator làm nhiệm vụ giúp tổ chức nhìn ra được những thách thức trong vấn đề trao đổi thông tin và hỗ trợ dòng thông tin đó. (Săn sóc)
5. Thời gian của đầu vào và đầu ra phải được xác định và đo lường để thông tin luôn chính xác và rõ ràng. (Sẵn sàng)

Nói như vậy các bạn sẽ cho rằng vấn đề trên chỉ là nói suông và mang tính lý thuyết nhiều. Nhưng nếu nhìn rõ hơn về các khái niệm và phương  pháp quản lý chất lượng như Lean, JIT, Kanban, Poka yoke, … Mỗi cách đều ẩn chứa dòng thông tin, và việc phản hồi thông tin đó là cực kỳ quan trọng. Như vậy, xây dựng 5S trong xử lý thông tin đóng vai trò tích cực trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Đến đây các bạn sẽ hỏi: đầu tư bao nhiêu là đủ??? Trong bài viết này tôi không đề cập đến chuyện công nghệ thông tin (CNTT) mà chỉ tập trung đơn thuần vào thông tin. Đó có thể là lời nói, hành động, cử chỉ hay màu sắc… chứ không nhất thiết phải là phần mềm, phần cứng hay máy tính và như vậy thì vấn đề không nằm ở chi phí cụ thể mà nằm ở việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong đó có cả văn hóa thông tin. Hơn nữa, cần phải xác định rằng, doanh nghiệp đã thực hiện 5S trong xử lý thông tin chưa??

Vậy để triển khai 5S trong xử lý thông tin thì việc tiếp theo sẽ cần làm những gì? Dựa trên mô hình 5S trong xử lý thông tin để xác định các bước và công cụ áp dụng cần thiết cho từng bước. Ví dụ:

Một Six sigma black belt, đang cố gắng tìm ra lý do tại sao dự án của mình để giảm thiểu sai sót mà  nhóm nghiên cứu đã thử nghiệm thành công ở nơi khác. Ông nên sử dụng những công cụ với nhóm của ông?

Để  triển khai hệ thống đo lường sự thỏa mãn khách hàng, doanh nghiệp cần thiết lập các kênh thu thập ý kiến khách hàng vậy làm cách nào để thu thập một cách tốt nhất?

Phòng nghiên cứu đưa ra một sản phẩm mới, vậy làm cách nào để công nhân hiểu được mình cần phải làm gì trong quá trình tạo sản phẩm mới???

Nhìn lại sơ đồ Gantt, PERT Chart, History,… tất cả các công cụ quản lý và kiểm soát chất lượng, tôi nhận thấy đó là công cụ truyền đạt thông tin. Còn bạn????

 

 

Xin vui lòng trích dẫn nguồn gốc – Bản quyền thuộc về: Nguyễn Võ Minh Hùng – Leading Business School, Trung tâm đào tạo BOM, http://vmhn.org